Als maker wil je eigenlijk het liefst maar met één ding bezig zijn: het creatieve proces om te maken. Op het moment dat het echt serieus wordt en je structureel geld gaat verdienen met je creaties dan komt er ook iets minder leuks bij kijken: de boekhouding. Maar wanneer moet je nou precies een boekhouding bijhouden? En wat zijn de zaken waar je rekening mee moet houden? Nikkie – co-founder van boekhoudoplossing Paperdork – vertelt er meer over.
In deze blog kom je te weten:
Wanneer ben ik een ondernemer?
Helaas is er geen harde grens als het bijvoorbeeld gaat om omzet of winst waarmee bepaald wordt wanneer je wel of geen ondernemer bent. De Belastingdienst toetst dit namelijk aan de hand van een aantal criteria en wil met name weten of jouw bezigheid een hobby is of een echt bedrijf.
- Het eerste criterium gaat over continuïteit. Dus: maak jij eenmalig iets voor iemand of verkoop je je creaties structureel?
- Het tweede criterium gaat over ondernemersrisico. Als ondernemer loop je namelijk risico’s die je in loondienst niet hebt. Denk bijvoorbeeld aan uitbetaling bij ziekte. Indien je geen ondernemersrisico loopt dan zal de Belastingdienst je minder snel als ondernemer aanmerken.
- Het derde criterium gaat over de omvang van je bedrijf: zowel in de vorm van tijd als geld. Ook hier is het dus weer verstandig om na te gaan of jouw bezigheid vooral een hobby is of een serieuze bezigheid is of wordt.
Tot slot gaat over je zelfstandigheid. Kun jij zelfstandig beslissingen maken? Of is er een bepaalde gezagsverhouding met je opdrachtgever? In dat laatste geval zul je minder snel worden aangemerkt als ondernemer. Je kunt op de website van de Belastingdienst ook een aantal testjes doen als je een twijfelgeval bent.
Hoe houd ik efficiënt mijn administratie bij?
Oke, we gaan er voor nu even vanuit dat je wel als ondernemer wordt aangemerkt en dus je administratie moet bijhouden. Hoe kun je dat dan het beste doen? Allereerst raden we je aan om te werken met een modern boekhoudprogramma. Dat bespaart je zoveel tijd, moeite en fouten in vergelijking met bijvoorbeeld Excel. Daarnaast zijn er 2 misverstanden die jouw leven ook een stuk makkelijker kunnen maken als je ze kent.
Privé transacties hoeven niet in je boekhouding
Allereerst is het niet noodzakelijk om al je privé transacties bij te houden (mits je een Eenmanszaak of VOF hebt!). Jij en je bedrijf zijn eigenlijk één. De Belastingdienst wil alleen weten wat jouw zakelijke uitgaven en inkomsten zijn. Die ene transactie waarbij je per ongeluk je privé boodschappen van de zakelijke rekening hebt betaald, of wanneer je jezelf geld hebt uitgekeerd zijn dus niet relevant. Scheelt je weer werk!
Webshop transacties hoef je niet allemaal los in je boekhouding te zetten
Iets wat je daarnaast enorm veel werk kan besparen is om verkopen via webshops of platforms zoals Handwerkmarkt als totalen op te nemen in je boekhouding. Je hoeft echt niet elke transactie apart in je boekhoudsysteem te zetten. Een export met de totalen per maand of per kwartaal is voldoende. Wel is het belangrijk dat je bij een eventuele controle de total met detailgegevens kan onderbouwen. Maar in de meeste gevallen wordt dit netjes en gedetailleerd bijgehouden in de webshopsoftware.
Boekhouder voor de ‘moeilijke’ zaken
Als je zelf weinig verstand hebt van cijfertjes en fiscale regelingen dan raden wij je aan om voor de ‘moeilijke’ zaken samen te werken met een boekhouder. Een foutje is heel snel gemaakt en dat kan je bij een eventuele controle behoorlijke boetes opleveren. Daarnaast kun je geld mislopen doordat je niet goed weet van welke regelingen je gebruik kunt maken, of welke zakelijke kosten jij allemaal in je boekhouding kunt opnemen. Bespaar jezelf dus de moeite en werk samen met een boekhouder voor onder andere je aangiftes.
3 veelgemaakte fouten bij makers
Met ons boekhoudprogramma hebben we veel verschillende makers als klant. En we zien daarbij 3 fouten regelmatig terugkomen.
- De eerste fout heeft betrekking op BTW over verzendkosten. Ja, je rekent BTW over je verzendkosten. Vaak wordt dat niet gedaan. De regel voor BTW over verzendkosten is dat je het BTW tarief van je gefactureerde producten (of diensten) volgt. Dus stel je verkoopt iets met 21% BTW, dan reken je ook 21% BTW over je verzendkosten.
- De tweede fout gaat over inkopen en verkopen in het buitenland. Zorg er bij buitenlandse transacties voor dat je altijd goed BTW nummers uitwisselt. Als jij zelf inkopen doet in het buitenland dan kunnen ze jou een BTW vrije factuur sturen (buiten EU) of een factuur waarin de BTW verlegd is (binnen de EU). Als jij zelf verkoopt aan ondernemers binnen de EU dan moet jij ook de BTW verleggen. Dat houdt in dat je het BTW nummer van je klant vermeld op de factuur inclusief de woorden ‘BTW verlegd’. Je rekent dan verder geen BTW op de factuur. Let op: als je levert aan particulieren in het buitenland dan reken je wel weer gewoon BTW.
- De laatste fout heeft betrekking op het organiseren van winacties. Een populaire manier om de exposure van een creatief bedrijf te vergroten. Maar wist je dat een winactie een kansspel is en dat je mogelijk kansspelbelasting moet betalen? Gelukkig zijn producten met een waarde van minder dan €449 uitgesloten van kansspelbelasting. Je moet daarentegen overigens altijd wél aangifte kansspelbelasting doen. Indien je een lagere productwaarde hebt dan kun je een zogenaamde ‘nulaangifte’ doen.
Is jouw bedrijf ook van hobby naar onderneming gegaan of ben je meteen professioneel gestart? En hebben jullie het bijhouden van je boekhouding direct serieus aangepakt, of mogen we meer spreken van een ‘creatieve’ boekhouding? 😉
Paperdork is een innovatieve totaaloplossing voor boekhouding. Voor een vast bedrag per jaar krijg je toegang tot een online boekhoudapp en een ‘cijfermeester’ die checkt op fouten, alle aangiftes doet en waar je al je vragen aan kunt stellen. Meer weten? Bekijk de website of beantwoord de vraag of jij een boekhouder nodig hebt in de quiz.
Boekhouden is niet echt de leukste taak als ondernemer, maar hopelijk heeft Nikkie je dankzij deze tips een beetje opweg geholpen. Zou je graag meer willen weten over Nikkie, haar bedrijf Paperdork of meer tips willen lezen?
Categorieën
Nieuwste blogs
Hoe je als maker je naamsbekendheid kan vergroten via blogs en magazines
Socials
Vind jij onze blogs leuk om te lezen en wil je graag meer Nederlandse makers leren kennen? Like dan onze Facebook pagina